PENGADAAN OBAT

 DOWNLOAD

BAB I
PENDAHULUAN

    Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.
Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
    Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.
    Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
    Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu :
a.    Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b.    Pengadaan (Procure ment)
c.    Distribusi (Distribution)
d.    Penggunaan (Use)
    Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari :
a.    Organisasi (Organitation)
b.    Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c.    Pengelolaan informasi (Information Management)
d.    Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management)
    Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :











Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :
•    Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
•    Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
•    Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.
•    Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep kepada dokter.
    Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.











BAB II
PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

II.1     Definisi Perencanaan Obat
        Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.       
II.2    Tujuan Perencanaan Obat
            Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.
            Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :
a.    Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran.
b.    Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c.    Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d.    Pertimbangan anggaran dan prioritas.
II.3    Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat
            Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a.    Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut.
b.    Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
            Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
II.4     Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat
            Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :
1.    Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2.    Tahap Perencanaan
a.    Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.
b.    Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
-    Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
-    Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
-    Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
-    Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.
II.5    Definisi Pengadaan Obat
        Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur,  distributor, atau pedagang besar farmasi.
II.6    Siklus Pengadaan Obat
            Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
            Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.
Gambar Siklus Pengadaan Obat















    Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
II.7    Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
            Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a.    Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
    Pengadaan barang dan farmasi
    Pengadaan bahan dan makanan
    Pengadaan barang-barang dan logistik
b.    Berdasarkan sifat penggunaannya :
    Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
    Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
    Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
    Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c.    Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
    Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
    Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
    Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.
        Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
    Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
    Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
    Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
    Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
    Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
    Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.
II.8     Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
            Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1.    Pembelian
a.    Pelelangan (tender)
b.    Pemilihan langsung
c.    Penunjukan langsung
d.    Swakelola

2.    Produksi
a.    Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b.    Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c.    Obat untuk penelitian
3.    Kerjasama dengan pihak ketiga
4.    Sumbangan
5.    Lain-lain
II.9    Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
            Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1.    Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2.    Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3.    Suplier dengan reputasi yang baik.
4.    Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
II.10    Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a.    Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b.    Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c.    Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d.    Pengadaan secara kompetitif
    Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.
e.    Adanya komitmen pengadaan
    Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f.    Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
    Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
    Lakukan penyesuaian  terhadap stok over, stok out, obat expired
    Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g.    Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
    Kembangkan kepastian pembayaran
    Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h.    Prosedur tertulis dan transparan
    Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
    Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i.    Pembagian Fungsi
    Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
    Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j.    Program Jaminan Mutu Produk
    Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
    Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k.    Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
    Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
    Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l.    Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
    Buat laporan untuk indikator kinerja  dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
    Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi




BAB III
KESIMPULAN
   
Perencanaan pengadaan obat dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan obat di Rumah Sakit merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu faktor penentu keberhasilan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).
    Proses pengadaan obat di Rumah Sakit didasarkan pada kebutuhan pemakaian barang di tiap ruangan pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang farmasi, pola penyakit dan dana yang tersedia yang dituangkan dalam rencana kebutuhan tahunan. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
    Instalasi farmasi merupakan unit yang bertugas dalam perencanaan, pengadaan, pengelolaan dan pendistribusian untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Metode pengadaan obat di Rumah Sakit pada umumnya berbeda-beda tergantung dari tipe Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing Rumah Sakit.

DAFTAR PUSTAKA

1.    Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan, “Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II”, Jakarta 1996.
2.    Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, “Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)” , Jakarta, 2002.
3.    Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan Makanan, “Pengolahan Obat Kabupaten/Kota”, Jakarta, 2001.
4.    Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan Farmasi Rumah Sakit”, Penerbit Buku Kedokteran, EGC.
5.    Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly”, Jonathan. D., (Eds), Second Edition, Reursod and Expanded, Kumarin Press, USA, 1997.