PURCHASING (PEMBELIAN/PENGADAAN) (ppt)

DOWNLOAD

PURCHASING (PEMBELIAN/PENGADAAN)

TUJUAN

ATAS DASAR AKTIVITAS
  Menyediakan material & jasa secara kontinyu
  Menjamin kesinambungan persediaan dari berbagai     sumber dgn tetap memelihara hubungan yg baik     dgn sumber yg ada
  Memelihara hubungan yg baik dgn bagian lain dalam     perusahaan
  Membeli secara efisien

ATAS DASAR OUTPUT
  Mendapatkan material dgn kualitas yang sesuai,     ekonomis, tepat waktu dari pemasok yang handal
KONTRIBUSI PURCHASING
TANGGUNG JAWAB & JABATAN
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA
Direktur utama        52%
Wakil dirut            19%
GM                10%
Keuangan            6%
Plant manager        9%
Lain-lain            4%
JABATAN
Direktur             23%
Manajer purchasing    30%
Manajer material        10%
Kepala pembelian        37%
MEMBELI ATAU MEMBUAT SENDIRI
ARUS INFORMASI INTERNAL KEPADA PURCHASING
ARUS INFORMASI EKTERNAL KEPADA PURCHASING
ARUS INFORMASI DARI PURCHASING
AUDIT & PERSETUJUAN PEMASOK
EVALUASI TERHADAP PEMASOK
    KRITERIA

Manajemen mutu
Kualitas (Quality)
Harga (Cost)
Penyerahan (Delivery)
Lokasi
Kapasitas
Etika bisnis
Keamanan suplai
SIKLUS PURCHASING
METODE PURCHASING

CONTRACT BUYING
    Kebutuhan besar, pemakaian teratur, kebutuhan masa depan cukup meyakinkan
PROGRESSIVE STOCK BUYING
    Maksimum & minimum stok sdh diketahui, pencatatan stok bagus
HEDGING
    Persetujuan sekarang, harga & penyerahan sesuai saat penyerahan
MANAJEMEN PERSEDIAAN
   
    PERSEDIAAN
    Segala sesuatu atau sumber daya organisasi
    yang disimpan untuk
    mengantisipasi pemenuhan permintaan    
   
    SISTEM PERSEDIAAN
    Serangkaian kebijakan dan pengendalian
    yg memonitor tingkat persediaan dan
    menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,
    kapan harus diisi dan
    berapa besar pesanan yang harus dilakukan

    TUJUAN
    Meminimalkan biaya total       

JENIS PERSEDIAAN FISIK

PERSEDIAAN BAHAN MENTAH
    (RAW MATERIALS)
PERSEDIAAN PRODUK DALAM PROSES
    (WORK IN PROCESS)
PERSEDIAAN PRODUK JADI
    (FINISHED PRODUCT)
PERSEDIAAN KOMPONEN RAKITAN
    (SPARE PARTS)
PERSEDIAAN BAHAN PEMBANTU
    NON PRODUKSI (SUPPLIES)
FUNGSI PERSEDIAAN
FUNGSI DECOUPLING
    Perusahaan dpt memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung supplier.
    -  Juga untuk pemenuhan tak pasti (fluctuation stock)

FUNGSI ECONOMIC LOT SIZING
    Perusahaan dpt memproduksi dan membeli sumber daya dalam jumlah yg dapat mengurangi biaya per unit produk.
    -  Perlu mempertimbangkan diskon harga dan biaya
        angkut.

FUNGSI ANTISIPASI
    Perusahaan dpt memenuhi persediaan musiman dan persediaan pengaman (seasonal & safety stock).
    -  Safety stock juga sebagai pelengkap fungsi decoupling.
BIAYA PERSEDIAAN
BIAYA SIMPAN (HOLDING/CARRYING COST)
    Biaya meningkat bila persediaan meningkat
    Nilainya 12-50% dari nilai barang, rata-rata 25%
    Contoh:
    - Biaya fasilitas penyimpanan (penerangan, AC)
    - Biaya modal (opportunity cost)
    - Biaya penuaan (daluarsa)
    - Biaya stok opname
    - Biaya asuransi
    - Biaya pajak
    - Biaya pengamanan
    - Biaya penanganan
BIAYA PERSEDIAAN
BIAYA PESAN (ORDER/PROCUREMENT COST)
    Biaya menurun bila pesanan meningkat
   
    Contoh:
    - Biaya proses pesanan
    - Biaya ekspedisi
    - Biaya telefon
    - Biaya surat menyurat
    - Biaya pengepakan & penimbangan
    - Biaya pemeriksaan
    - Biaya pengiriman ke gudang
    - Biaya hutang lancar
BIAYA PERSEDIAAN
BIAYA PENYIAPAN (MANUFACTURING/
    SET-UP COST)
   
    Jika bahan dibuat sendiri.

    Contoh:
    - Biaya mesin menganggur
    - Biaya persiapan tenaga kerja langsung
    - Biaya penyusunan jadwal
    - Biaya ekspedisi
   
BIAYA PERSEDIAAN

BIAYA KEHABISAN / KEKURANGAN BAHAN (SHORTAGE COST)
   
    Paling sulit diperkirakan dan diukur.
    Merupakan opportunity cost.

    Contoh:
    - Biaya kehilangan penjualan
    - Biaya kehilangan pelanggan
    - Biaya pemesanan khusus
    - Biaya selisih harga
    - Biaya terganggunya operasi
    - Biaya tambahan kegiatan manajerial
   
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
    NAMA LAIN: FIXED ORDER QUANTITY

    PENGGUNAAN

    Barang yang dibeli atau dibuat sendiri.
   
    EOQ untuk barang yang dibeli.

    ELS (Economic Lot Size) untuk barang yang dibuat sendiri, dimana biaya pesan (ordering cost) meliputi:
    -  Biaya penyiapan pesanan untuk dikirim ke pabrik dan
    -  Biaya set-up mesin untuk pengerjaan pesanan
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
Q/2        Persediaan rata-rata
D/Q        Jmlh pesanan per periode
D        Penggunaan atau permintaan per periode
S        Biaya pesan per pesanan
H        Biaya penyimpanan per unit per tahun

TC minimum bila,     Q = ( 2 SD / H ) 0,5

Dengan asumsi:
Permintaan konstan, seragam dan diketahui (deterministik)
Harga per unit konstan
H dan S konstan
Waktu antara pemesanan sampai penerimaan (lead time) konstan
Tidak terjadi kekurangan barang (back order)
MODEL EOQ LAINNYA
EOQ DGN KEKURANGAN PRODUK
    (BACK ORDER)

EOQ DGN TINGKAT PRODUKSI TERBATAS (FINITE PRODUCTION RATE)

EOQ DGN POTONGAN KUANTITAS
    (QUANTITY DISCOUNT)
MODEL PERSEDIAAN STOKASTIK
ADA PARAMETER TIDAK TETAP/PASTI

BEBERAPA VARIABEL ACAK

Permintaan tahunan (D)
Permintaan harian (d)
Lead time (L)
Biaya simpan (H)
Biaya pesan (S)
Biaya kehabisan stok (shortage atau stock out cost), (B)
Harga (C)
MODEL PERSEDIAAN STOKASTIK
MODEL PERSEDIAAN LAINNYA
FIXED ORDER PERIOD

MRP (MATERIAL REQUIREMENT PLANNING)
    - Metode non statistik
    - Memerlukan software & jaringan komputer
    - Sangat berguna untuk produk multi komponen

ANALISIS ABC (PARETO)
    - Ada 3 kelompok persediaan: A (nilai tinggi), B (nilai sedang)
      dan C (nilai rendah)
    - Saat ini dikenal dengan metode 20:80
PENENTUAN NILAI PERSEDIAAN BAHAN
ADA 4 METODE

FIFO (FIRST IN FIRST OUT)
LIFO (LAST IN FIRST OUT)
WAC (WEIGHTED AVERAGE COST)
SC (STANDARD COST)

Contoh:    Ada 125 unit bahan dgn harga sbb,
            25 unit @ Rp 5.000, 50 unit @ Rp 6.000, 50 unit         @ Rp 7.000. Sebanyak 100 unit telah dipakai utk
            produksi, sisa 25 unit. Nilai mana yang dipakai?
PENENTUAN NILAI PERSEDIAAN BAHAN
FIFO        25 unit @ Rp 5.000 =    Rp 125.000
            50 unit @ Rp 6.000 =    Rp 300.000
            25 unit @ Rp 7.000 =    Rp 175.000
                    (100 unit = Rp 600.000)
       
            25 unit sisa @ Rp 7.000 = Rp 175.000

LIFO        50 unit @ Rp 7.000 =    Rp 350.000
            50 unit @ Rp 6.000 =    Rp 300.000
                    (100 unit = Rp 650.000)

            25 unit sisa @ Rp 5.000 = Rp 125.000                    
PENENTUAN NILAI PERSEDIAAN BAHAN
WAC        25 unit @ Rp 5.000 =    Rp 125.000
            50 unit @ Rp 6.000 =    Rp 300.000
            50 unit @ Rp 7.000 =    Rp 350.000
            (125 unit = Rp 775.000, rata-rata Rp 6.200)
            100 unit @ Rp 6.200 = Rp 620.000

            25 unit sisa @ Rp 6.200 = Rp 155.000

SC        Anggap harga standar Rp 5.750 per unit
                                        (100 unit = Rp 575.000)

            25 unit sisa @ Rp 5.750 = Rp 143.750                    
PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
PENERIMAAN
PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
PRINSIP DASAR 

FIFO (FIRST IN FIRST OUT)
FEFO (FIRST EXPIRED FIRST OUT)

FAKTOR YG PERLU DIPERHATIKAN

SPEED (KECEPATAN PELAYANAN)
PRODUK FAST & SLOW MOVING
SPACE (RUANG GERAK)
UNTUK MATERIAL, SDM, ALAT

PRODUCT CHARACTERIZATION (SPESIFIKASI)
SUHU, KELEMBABAN, PENERANGAN
SAFETY (KESELAMATAN)
UNTUK SDM, MATERIAL, ALAT

SECURITY (KEAMANAN)
UNTUK SDM, MATERIAL, DOKUMEN
ENVIRONMENT (LINGKUNGAN)
PENCEMARAN, PERATURAN, EKONOMI, SOSIAL             
RUANG PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN